サイトリニューアル　プロジェクト管理ツール編

掲載日： 2017年9月25日

前回は役割分担でしたので、その役割をどう実行していくかを管理していくツールについてです。ツールありきではなくてスムーズにストレスなく進めることが目的です。仰々しく「プロジェクト管理ツール編」としてますがそんなに高度なことはしていませんｗ

基本的にはサイボウズLive

サイボウズLiveのメリットはこのあたりです。

無料
掲示板、todo、ファイル管理、イベントの機能などが入っている
掲示板にいいねがある
スマホのアプリがある
ガントチャートなど管理します系機能がない

サイボウズLiveに残す理由は過去ログが見やすいということです。掲示板のカテゴリを分けることで整理されますからね。

書き込みを確認したかどうかは既読・未読では判断がつかないので、自分の意思でいいねしたかどうかで判断しています。いいねがあれば見ている、無ければ見ていないと判断しますということですね。誰か宛の書き込みで、いいねがついていない場合は私がフォローするという役割。なので、意味が分かろうが分からなかろうがすべての書き込みをチェックしてます。

ちなみにBacklogは管理色が強すぎて苦手ですし、メーリングリストは雑音のかたまりなので使いません。というかメールも。日本語しかわからないので英語ツールもダメ。

掲示板の分け方はこんな感じ。

サイボウズLiveの掲示板

todoは使いやすい人が使いやすいように使ってもらうようになっています。何でもかんでもtodoだと溜まる一方ですし、細かいものから大きなものまで入ってしまうので何ともわかりづらいです。重要度も期日も誰が決めて管理するのかと考えている時間すらもったいない。

マイクロマネジメントは疲れるので、マクロマネジメントという名前のどんぶり管理です。

個別の連絡はSkype、チャットワーク、Facebookメッセンジャー

進捗のフォローだったり、ちょっとした連絡は日ごろから使い慣れていてこまめにチェックしているツールにしています。ここにこだわりはないので、相手が使いやすいものです。藤田さんはSkype、浅野さんと野村さんはチャットワーク、熊田さんはFacebookメッセンジャーとなっています。

やっておきたいのは、レスポンスがある曜日・時間帯・間隔・早さなどを日ごろからなんとなく見ておくことです。今度飲みに行きませんか？とか、これってご存知ですか？といったやり取りから把握しておけば、フォローを入れるタイミングもわかってきますし、返事が遅くてイライラするということもなくなるわけです。焦って電話したり、「至急」なんてことを言ったりするのは最悪。

やたらとレスが早い人にはタイムリーなやり取りができるので、30文字ぐらいのやり取りのをポンポン続けることができますし、連絡待ちがないので他の仕事はストップです。ゆったり目の人にはしっかり目の文章でYES・NOで回答してもらえるようにします。100%はまるってことはないですが、できるだけ周りの人たちが進めやすいように考えておくのも仕事のうちです。

ここでやり取りしたもののサマリーだったり、共有したほうが良いものはサイボウズLiveに上げておきます。そこを見ればすべての情報があるということが大切ですから。

あとは自由に

そもそもディレクションのプロの藤田さんがいますし、他の皆さんもフリーで仕事をされているので過度にコントロールをせずに、動きやすいようにやってもらいました。すべてにおいて精通しているわけではないので、情報が飛び散ったりしなければそれで何の問題もないです。やたらと細かく、一挙手一投足まで管理する人もいますが、性格的に無理ですしそれによるロスも大きいと思ってますので。

掲示板では私が何もしなくてもこんな感じで進んでいきます。